Privacyverklaring Groupz

Groupz is hét platform waar u gemakkelijk een groepsaanvraag bij logiesverstrekkers doet én beheert. Bij het opvragen van offertes voor groepsreserveringen alsmede het boeken en beheren van groepsreserveringen is wel noodzakelijk dat persoonsgegevens worden verwerkt. In deze privacyverklaring wordt gedetailleerd uitgelegd hoe met de persoonsgegevens die worden verzameld van (beoogde) boekers en gasten, die verstrekt zijn via Groupz, wordt omgegaan. Uiteraard wordt zorgvuldig en in overeenstemming met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving (waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) en de Telecommunicatiewet) met uw persoonsgegevens omgegaan.

De persoonsgegevens die met Groupz worden gedeeld en via Groupz worden beheerd, worden verwerkt zowel door Groupz B.V. (statutair gevestigd te Tilburg, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 96229187) als leverancier van het platform, als door de logiesverstrekkers waaraan offertes worden opgevraagd en waarbij uiteindelijk de groepsreserveringen worden geboekt. Groupz B.V. en de betreffende logiesverstrekkers die via Groupz komen te beschikken over uw persoonsgegevens zijn dan ook gezamenlijk verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en die van de (beoogde) gasten waarvoor een groepsreservering wordt gezocht/geboekt via Groupz.

Maar uw persoonsgegevens kunnen ook enkel door Groupz B.V. of door de logiesverstrekker en voor door hen zelfstandig te bepalen doeleinden worden verwerkt. Dit is bijvoorbeeld het geval als Groupz B.V. u als boeker informeert over uw account of als u uzelf (of derden) hebt aangemeld voor het ontvangen van nieuws- en/of promotiemateriaal van een logiesverstrekker.

Welke persoonsgegevens worden er verwerkt en met welk doel?

Via Groupz worden diverse soorten persoonsgegevens voor verschillende doeleinden verwerkt. Deze persoonsgegevens worden verwerkt omdat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt. De te verwerken persoonsgegevens kunnen verschillen. Dit is afhankelijk van de diensten die worden afgenomen en afhankelijk van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt.

Via Groupz kunnen onder andere de volgende (soorten) persoonsgegevens worden verwerkt:

• Geslacht/aanspreektitel(s);
• Voor- en achterna(a)m(en);
• Geboortedata;;
• Contactgegevens, waaronder maar niet uitsluitend (een) (e-mail)adres(sen) en (een)
• Bedrijfsna(a)m(en);
• Gegevens verbonden aan het account van de betrokkene;
• Gegevens benodigd voor facturatie en administratie;
• Gegevens over het verblijf, waaronder maar niet uitsluitend de duur van het verblijf (inclusief in- en uitcheckdatum), het aantal gasten en te reserveren kamers, gewenste maaltijden, gewenst gebruik van specifieke voorzieningen van de logiesverstrekker;
• Gegevens in het kader van klantenservice;
• Gegevens over uw online activiteit: bijvoorbeeld uw online interactie met Groupz, browsegeschiedenis en zoekgeschiedenis, (taal)voorkeuren, locatie en IP-adres en persoonsgegevens verzameld en verwerkt door middel van de inzet van cookies en vergelijkbare technologieën.

Uw persoonsgegevens kunnen voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden voor verwerking van persoonsgegevens worden verwerkt:

• Ter verwerking van (verzoeken om) offertes en in het kader van het met u aangaan en onderhouden van een klantrelatie (bijvoorbeeld door het versturen van informatieve berichten over een boeking, het aanbieden van accountdiensten, het reageren op vragen en verzoeken van (een) betrokkene(n), het bieden van klantenservice): wanneer verwerking van persoonsgegevens in dit verband noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek van vóór de sluiting van een overeenkomst te kunnen acteren (art. 6(1)(b) AVG), omdat de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Groupz B.V. en/of een logiesverstrekker rust (art. 6(1)(c) AVG), dan wel omdat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Groupz B.V. en/of een logiesverstrekker of van een derde (art. 6(1)(f) AVG);
• Voor analytische en statistische doeleinden onder andere ter verbetering van de aangeboden diensten: wanneer u toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde (art. 6(1)(a) AVG), dan wel omdat verwerking van persoonsgegevens in dit verband noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Groupz B.V. en/of een logiesverstrekker (art. 6(1)(f) AVG);
• Ter personalisatie en verbetering van uw gebruikservaring: wanneer u toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde (art. 6(1)(a) AVG);
• Voor marketingdoeleinden van Groupz B.V. en/of een logiesverstrekker: op basis van uw toestemming (art. 6(1)(a) AVG), dan wel omdat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Groupz B.V. en/of een logiesverstrekker (art. 6(1)(f) AVG);
• Om de veiligheid van (eigendommen van) Groupz B.V. en/of een logiesverstrekker en van derden te waarborgen, in het kader van compliance aan wet- en regelgeving en om eventuele (juridische) geschillen te voorkomen of af te handelen: omdat de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting (art. 6(1)(c) AVG), dan wel omdat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Groupz B.V. en/of een logiesverstrekker of van een derde (art. 6(1)(f) AVG).

Ontvangers van persoonsgegevens

Bij het maken van een groepsreservering sluit u een overeenkomst met de desbetreffende logiesverstrekker. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe met de persoonsgegevens die worden verzameld van (beoogde) boekers en gasten, die verstrekt zijn via Groupz, wordt omgegaan door Groupz B.V. en de logiesverstrekker. Maar de logiesverstrekker kan uw persoonsgegevens mogelijk vervolgens voor andere doeleinden verwerken. Wij wijzen u er dan ook graag op dat de logiesverstrekker waar de groepsreservering voor is/wordt gemaakt zelf ook een privacyverklaring heeft. Wij adviseren u deze zorgvuldig te lezen.

Verder worden uw persoonsgegevens niet met derden gedeeld, behalve in de volgende gevallen:

• Indien noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst, zoals bij het verwerken van (online) betalingen door derden, onderaannemers en leveranciers;
• Wanneer derde partijen in opdracht en voor onze rekening persoonsgegevens verwerken, zoals onze IT-leveranciers en beheerders van IT-systemen. Wij hebben met deze partijen verwerkersovereenkomsten gesloten, en zien erop toe dat indien en voor zover nodig ook subverwerkersovereenkomsten worden gesloten, om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen;
• Indien vereist door wetgeving, zoals bij fraudeonderzoeken, nationale statistiekonderzoeken, belastinginspecties en gemeenten met betrekking tot toeristenbelasting; of
• Wanneer dit wordt aangegeven op het moment dat u persoonsgegevens aan ons verstrekt.

Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden in beginsel verwerkt in landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Het kan echter voorkomen dat uw persoonsgegevens worden gedeeld met organisaties of worden opgeslagen in landen buiten de EER. Wanneer een dergelijke internationale doorgifte van persoonsgegevens plaatsvindt, worden de nodige maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens van een vergelijkbaar niveau van bescherming te voorzien. Zodoende vinden eventuele internationale doorgiften van persoonsgegevens conform hoofdstuk V van de AVG plaats.

Bewaartermijn van uw persoonsgegevenss

Groupz bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan dat strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

Na 3 jaar inactiviteit worden alle gegevens die aan uw account zijn gekoppeld, verwijderd. Persoonsgegevens die dan eventueel nog nodig zijn voor het voeren van de financiële administratie kunnen langer (in ieder geval tot 7 jaar na ontvangst) worden bewaard.

Voor chatprofielen die niet gekoppeld zijn aan een bestaand account geldt dat deze automatische verwijderd worden na 6 maanden.

Beveiliging

Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en gebruiken actuele best practices om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zo werken wij daar waar mogelijk met toegangsbeveiliging op basis van multi-factor authenticatie en is al het verkeer van en naar de server waarop de persoonsgegevens die via Groupz verwerkt worden, worden opgeslagen, versleuteld. Verder worden onze medewerkers geïnstrueerd op een zorgvuldige wijze en vertrouwelijk met persoonsgegevens om te gaan, voor zover zij hiermee te maken krijgen.

Uw rechten uitoefenen

Op grond van de AVG hebben betrokkenen diverse rechten met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens, waaronder:

• Het recht om eerder gegeven toestemming in te trekken: wanneer u ons toestemming hebt gegeven voor het verwerken van persoonsgegevens, dan heeft u te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken;
• Het recht op inzage: behoudens uitzonderingen heeft u recht op inzage van de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• Het recht op rectificatie: als de persoonsgegevens die wij van u verwerken onjuist of incompleet zijn dan kan u ons verzoeken deze te rectificeren;
• Het recht om vergeten te worden: behoudens uitzonderingen kan u ons verzoeken de persoonsgegevens die we van u verwerken te verwijderen;
• Het recht op beperking van de verwerking: wanneer u ons verzoekt de verwerking van uw persoonsgegevens (tijdelijk) te beperken dan bewaren wij de persoonsgegevens, maar zullen wij deze niet anderszins verwerken totdat de beperking eventueel wordt opgeheven (in welk geval we u hierover informeren);
• Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (voor bepaalde doeleinden): onder andere wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming of wanneer dit noodzakelijk is in het kader van ons gerechtvaardigde belang (zoals voor direct marketing doeleinden, kan u bezwaar maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens;
• Het recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens (data portabiliteit): neem contact met ons op indien u het recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens zou willen uitoefenen.

U kunt een verzoek tot uitoefening van (één van) uw voornoemde rechten sturen naar privacy@groupz.now Wij zullen zo snel mogelijk op uw verzoek reageren. In dit verband wijzen wij u er op dat de voornoemde rechten niet absoluut zijn. Wij hoeven dan ook niet in alle gevallen gehoor te geven aan een verzoek ter uitvoering van één van de voornoemde rechten.

Naast de hierboven genoemde rechten heeft u te allen tijde de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Cookies en vergelijkbare technologieën

Deze website (bookings.groupz.now) gebruikt slechts één essentiele cookie, noodzakelijk om inloggen mogelijk te maken.

Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring periodiek bij te werken. De meest recente versie wordt gepubliceerd op onze website. Wij adviseren u dan ook om regelmatig de privacyverklaring te raadplegen.

Contactgegevens

Indien u vragen heeft over de inhoud van deze privacyverklaring en/of de verwerking van uw persoonsgegevens via Groupz, kunt u contact met ons opnemen via info@groupz.now en/of privacy@groupz.now.